Faites appel à votre secrétaire indépendante/ télésecrétaire

Externalisez votre secrétariat dont l’ensemble de votre gestion administrative, c’est faire appel aux compétences d’une secrétaire indépendante dans le cadre d’une sous-traitance quand votre entreprise subit un débordement ou un surcroît de travail. Une secrétaire à domicile peut répondre à n'importe quelle demande de prestations comme la retranscription audio dans l'hexagone, ça peut-être à Paris comme Toulouse ou Marseille.

Une télésecrétaire détient le statut de l'auto-entrepreneur en tant que profession libérale et travaille à son compte à distance dans son propre bureau mais elle est également disponible sur site et peut donc se déplacer dans les grandes ou petites entreprises le temps de ses missions de secrétariat qui lui ont été demandées. À savoir qu’elle possède la même expérience qu’une secrétaire interne d’une société et peut exécuter de la même manière son activité.

Une secrétaire indépendante est disponible pour des missions ponctuelles ou un remplacement provisoire comme par exemple pour un arrêt maladie. Elle peut décrocher des contrats réguliers à condition que cela ne représente que quelques heures dans le cas où l’entreprise aurait des difficultés à recruter une secrétaire en tant que salariée pour ce faible volume de travail.

Elle n’a aucun droit de collaborer avec une société sur un poste permanent dépassant le quota d’heure légal sous peine d’être accusée de salariat déguisé. En effet, un contrat ayant un nombre d’heures important, pourrait être requalifié en tant que CDI et elle, ainsi que son client, ferez l’objet d’une procédure de redressement et de poursuite concernant les charges sociales.

Consacrez-vous à votre métier, vous pouvez la contacter pour obtenir les renseignements ou plus d'informations qui vous sont nécessaires sans avoir besoin de ses services de secrétariat dans l'immédiat.

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Votre secrétaire



Externalisez votre secrétariat à une assistante indépendante

Les missions pouvant être proposées par une télésecrétaire

Une secrétaire indépendante peut proposer différentes prestations telles que :

  • Gestion administrative : Saisie et mise en page
  • Gestion commerciale : devis, facture...
  • Accueil téléphonique
  • Gestion de planning, de mails et organisation journalière ou séminaire
  • Retranscription audio dictée numérique
  • Gestion médicale (pour les spécialisées)
  • Webmaster, webdesign, référencement et community manager (pour les spécialisées
  • Juridique (pour les spécialisées)
  • Mise sous pli
  • Présentation de document ou de projet sous le logiciel Powerpoint
Tâches administratives

Les tarifs d’une secrétaire indépendante

Ce n’est pas parce que vous êtes prestataire externe que vous devez établir des tarifs que bon vous semble. Ils ne sont pas donnés en fonction de la tête du client et vous devez vous tenir à votre grille tarifaire.

Ne bradez pas vos prix par rapport à la concurrence dans le but d’être moins chère car si le tarif est largement inférieur aux autres, il vous décrédibilisera à coup sûr.

Pour les personnes souhaitant obtenir un tarif, prenez contact directement par mail, un devis gratuit vous est en général envoyé dans les 24h à 48h.

Les obligations d’une télésecrétaire

Se voir confier des prestations administratives ou commerciales, la lie systématiquement à sa clientèle. Soit par un contrat signé entre les deux parties, soit par l’acceptation pure et simple d’un devis gratuit ou bon de commande qu’elle lui aura fait parvenir au préalable comme le mentionne le fonctionnement.

L’erreur que beaucoup d’entre vous fait, est tout simplement de proposer dans ces services, la prestation de comptabilité qui est formellement interdit d’exercer. Une télésecrétaire ne doit pas entreprendre des missions de ce genre (Exercice régie par l’ordonnance 45-2138 du 19 septembre 1945 instituant l’Ordre des experts comptables).

Elle doit pouvoir présenter à tout moment à vos clients ses conditions générales de ventes (CGV) ou prestations (CGP). Elle a une responsabilité à part entière et doit impérativement garder une confidentialité hors du commun.

Elle n’a pas le droit d’exercer un temps plein en étant partiellement salariée et secrétaire indépendante dans la même société.

Les avantages d'opter pour une secrétaire indépendante

Votre assistante freelance peut intervenir au sein des PME, grande ou petite entreprise, associations ou syndics, artisans, métier de la santé, particuliers, étudiants..., à distance à plusieurs kilomètres de son client ou sur site à proximité de son domicile et de sa région.

Les services de secrétariat de votre assistante indépendante ne sera que bénéfique pour votre entreprise et l'environnement. En effet, dans un premier temps, votre société va économiser davantage sur le coût et les dépenses en choisissant de travailler avec une secrétaire indépendante pour plusieurs raisons :

  • Aucun engagement de longue durée : le contrat signé entre les deux parties correspond uniquement à la durée que vous vous êtes fixés ensemble et vous la contacter uniquement lors de vos besoins temporaires
  • Aucune charge salariale : Le fait de faire appel à elle, vous libère des charges sociales qui vous incombent. Une vraie secrétaire (attention aux imposteurs) possède les mêmes capacités, diplômes et compétences qu'une secrétaire de direction salariée.
  • Aucun investissement matériel : Votre télésecrétaire apporte son propre matériel dans vos locaux ou travaille à distance dans son bureau avec ses équipements informatiques et téléphoniques.
  • Aucune pollution : Si elle effectue les tâches administratives à distance et non sur site, cela signifie aucun déplacement avec le véhicule et donc moins de CO2 dans l'air.

En conclusion, vous gagnez du temps et de l'argent, vous n'avez pas de souci de salarié, la mission est réalisée comme une vraie secrétaire sur site et vous faite un geste pour la nature et notre belle planète terre.

Inconvénients dans le métier de secrétariat indépendant

Le plus gros inconvénient qui s’expose à toutes les secrétaires indépendantes déjà présentent dans ce milieu est bien évidemment le manque de reconnaissance.

En effet, devenir secrétaire indépendante n’est pas réglementé et aucun diplôme n’est demandé ou soumis à des conditions particulières pour être télésecrétaire. Ce qui signifie que n’importe qui peut le devenir.

Nous rappelons, que ce métier bien que peu ou pas reconnu, ne s’improvise pas et que les personnes désireuses de se lancer dans l’aventure sans aucune compétence ni expérience, induisent en erreur beaucoup de clientèle qui ont par la suite une mauvaise image de ce métier.


Créer votre site internet si vous êtes un professionnel

Posséder une charte graphique et une image qualitative pour la présentation de son entreprise apporte beaucoup d'avantages à une société. En effet, les internautes se fient plus particulièrement à l'identité et au visuel grâce à une réelle communication pour une confiance absolue.

Cela donne une totale sécurité quand les professionnels prennent la peine de soigner correctement leur apparence. Afin d'associer qualité et satisfaction, certaines assistantes à distance se spécialisent dans quelques domaines et notamment le web. Prenez garde toutefois, à ne pas opter pour une télésecrétaire qui s'improvise webmaster. Nous apercevons énormément de sites internet de secrétaires à distance qui proposent cette prestation mais qui ne sont absolument pas former pour ce type de service. Il suffit de visiter leur propre plate-forme pour avoir une idée de leur travail.

Pour ne pas foncer droit dans le mur et choisir au hasard, il est fortement conseillé de faire appel à un prestataire compétent dans ce métier et certaines ont été formées pour vous apporter une garantie concernant vos besoins.

Un professionnel qui offre des prestations de création de site internet doit à tout prix connaître son travail et proposer un service complet. C'est à dire, la création de votre site web, la réalisation du logo de votre entreprise, le référencement naturel en rapport des mots clés sur les moteurs de recherches tels que Google ou Firefox Mozilla...

Si cette solution globale vous est présentée, il n'y a aucune inquiétude à avoir sur l'expérience et le savoir-faire du spécialiste.


Une assistance également dédiée aux particuliers

Les professionnels ne sont pas les seuls à devoir gérer la paperasse quotidienne, les particuliers aussi doivent fréquemment se charger de tâches administratives personnelles et pour certain(e)s, ça devient une véritable corvée.

La secrétaire indépendante est disponible pour vous faciliter votre vie personnelle et peut vous donner une aide précieuse dans les papiers administratifs de votre de vie de tous les jours comme :

  • Changement d'adresse aux administrations
  • Résiliation de contrats auprès d'organisme
  • Gestion de votre location immobilière : Recouvrement de vos loyers impayés, réalisation de bail...
  • Rédaction de faire-parts
  • Organisation d'un important évènement comme un mariage, un baptême ou un anniversaire : recherche de divers prestataires pour obtenir le meilleur devis
  • ...
Assistante indépendante

Elle est également disponible pour venir en soutien aux étudiants ou aux demandeurs d'emploi dans les formalités suivantes :

  • Création de CV
  • Réalisation de lettres de motivations
  • Saisie et mise en page : Thèse, mémoire ...
  • Démarche de recherches d'emploi ou de stages
  • ...

En conclusion, l’externalisation promet beaucoup d'avantages; ceux qui y font appel mais demande énormément de concessions, d’organisation et de volonté à celles qui franchissent le pas. Les sociétés ont un atout conséquent de ne plus recruter et de collaborer en direct avec une assistante à domicile qui exerce son activité du lundi au vendredi et le weekend pour toute urgence.

Pour plus de facilités et de sûreté, la quasi-totalité des secrétaires freelance qui se trouvent sur la toile, elles sont trouvables grâce à leur référencement ou parmi les différents annuaires ou forums qui existent tels que Lexiris ou Croquefeuille.. Elles ont un blog avec diverses catégories d'articles associé aux réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter ou Google +. Il est donc possible de suivre leur évolution grâce à leurs actualités.

Attention toutefois à ne pas se fier systématiquement aux témoignages postés qui peuvent venir de l'entourage, de la famille ou les amis de celle-ci se qui peut induire en erreur le grand public.

Un concept moderne et qui se développe considérablement, à vous d'en juger ses atouts. Prenez-contact avec notre équipe.

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